三豊運輸株式会社　管理部長　鈴木亮太さんにインタビュー

―会社の紹介をお願いします。

三豊運輸株式会社、管理部長の鈴木亮太です。

当社の業務内容は船舶のオーナー企業です。船舶のオーナーとして製造から運航、売船までの橋渡しのような仕事を行っています。

また、国内だけでなく海外の業者とも取引を頻繁にしています。

―導入した事業部の業務について教えてください

主に管理部が「paperlogic電子契約」を利用しています。管理部の業務内容は社内の書類関係全般の管理とバックオフィスの業務を担当しています。

船舶部も一部機能を使用しているのでそういう意味で言うと社内全体で使っています。

―「paperlogic電子契約」を導入する前の課題や悩みは何でしたか？

海外のグループ法人との契約を頻繁に行うので、今までは毎回、紙で受け渡しをしていました。またグループ内での契約においても印紙税がかかっており、年間のコストとしてはかなり負担でした。

それから、契約書類や図面、証憑など、かなりの枚数の紙やPDFを保管しています。そのため、保管場所も必要になり、過去の書類を探すとなると、データだったのか段ボールにしまってあるのかから調べなければいけず、管理には悩まされていました。

そこでクラウドストレージや電子契約などのツールを探して検討していたときに、paperlogicをご紹介していただきました。

―導入後はどのように変わりましたか？

電子契約機能については、最初は契約相手先の方に理解をしていただけるのか心配でしたが、最初に電話で２、３使い方を説明すればすぐに契約を交わせるケースが多くあったので、多くの契約を電子にすることが可能になりました。

それからペーパーロジックの特に優れているところは、検索機能がとても優秀だと思っています。検索方法が簡単で条件も大きな枠で検索することもでき、また、細かい条件で検索することもできるため、書類を探す時間を大幅に短縮することが出来ました。

それから社内署名機能があるので、社内承認のために利用しています。社長がオフィスにいない時でも社外から承認をもらうことが出来るようになり、以前より業務がスムーズになりました。

―なぜ、他のサービスではなく当社の電子契約サービスを選ばれたのでしょうか？

電子帳簿保存法に対応しなければいけない時期だったため、最初はそのツールということでご紹介いただいたのがきっかけでした。しかし、先ほど話したように海外業者との契約を結ぶことが多くあり、印紙代の削減、社内書類の保管のためなど、各種ツールやクラウドサービスを探していたところ、当社に必要な機能をペーパーロジックだけで満たしてくれるとわかったのでさっそく導入しました。

―導入に際して、社内での意思決定はどのように進められましたか

このようなツールはその部署の担当者が自分で使用して検討するのが一番確実なので、管理部の責任者である私（鈴木さん）が製品の内容を詳しく聞き、トライアルなどもして、使い勝手などを検討しました。最終的にはこのツールを導入したいと思ったため、それらを報告資料にまとめ社長の承諾を得ました。

―導入後、お使いになった社員や契約相手様などの反応はいかがでしたか

社員は機械に苦手意識を持っている人も多いのでデスクトップアップローダー（PCにインストールして利用できるペーパーロジックソフト）を使いフォルダに書類を入れるだけでペーパーロジックにアップロードできる状態にしました。特別な操作が必要ないということもあり、みんな書類の電子化に協力的です。

電子契約の契約相手様も最初は戸惑っていましたが、電話で操作の説明したあとは、直ぐに署名ができるようになったので、2回目以降はなにもトラブルなく電子契約に移行することができました。

―「paperlogic電子契約」の特に気に入っている点について教えてください

UIがとても優れていると思います。直感的に操作をできるので他社の電子契約サービスと比較しても、よりシンプルで1番わかりやすいデザインだと思っています。やれることはそんなに変わらないのに、どのボタンを押すと何ができるのか迷ってしまうようなUIのサービスもあったので、なにより簡単に見えるペーパーロジックの画面がとても気に入っています。

また、書類の検索がとてもしやすいです。その場で簡易的に検索ができる機能と、検索専用ページで色々な条件で検索ができるので、とりあえず格納してしまえばいつでも利用したい時に探し出せる安心感があります。

―最後に導入を検討されている企業に向けてメッセージをください

　書類を扱うことの多い業界の方に向けた内容にはなるのですが、大変なのは最初の導入時だけで、それを乗り越えたら物凄く現場の業務が楽になっていきます。扱う書類の数が増えれば増えるほど業務効率化を実感できると思います。書類の電子化に拒否反応がある人がほとんどだと思うのですが、電子化は早めにした方がいいと思っています。

小規模な事業者であっても、社内の電子化には複数のサービスを組み合わせていかなければいけません。しかしそれでは各種サービスに書類の保管が分散し、結果的に煩雑な管理になりかねません。必要な機能が揃っているペーパーロジックを一度検討してみるのをオススメします。