【1000名以上の大企業｜電子化実態調査】
「請求書」の受領方法、「100%電子受領」「電子受領が紙より多い」企業は60.6%にのぼる。
一方で、請求書のスキャナ保存を実施する企業の60.0%が「受け取った書類が電子化されていないことが多い」と回答、紙の請求書がいまだ多い実態も浮き彫りに。
■調査概要
調査概要：大企業の電子化における文書別の実態調査
調査方法：IDEATECHが提供するリサーチPR「リサピー®︎」の企画によるインターネット調査
調査期間：2023年9月27日〜同年9月30日
有効回答：大企業（従業員数1,000名以上）の法務・経理・総務部門に所属しており、電子帳簿保存法改正への対応業務に事務を含めて携わっている、かつ一部・もしくは全面的に電子化を進めていく予定がある方109名※構成比は小数点以下第2位を四捨五入しているため、合計しても必ずしも100とはなりません。
≪利用条件≫
1 情報の出典元として「ペーパーロジック株式会社」の名前を明記してください。
2 ウェブサイトで使用する場合は、出典元として、下記リンクを設置してください。
URL：https://paperlogic.co.jp
■「請求書」「領収書」「納品書」「契約書」において、約3割が「電子データ取引保存の方を多く」進めていくと回答
「Q1.あなたのお勤め先では、各書類の電子保存において、電子データ取引保存とスキャナ保存をどのような割合で進めていく予定ですか。」（n=109）と質問したところ、請求書では、「電子データ取引保存の方が多い」が34.9％、「半々程度」が27.5%、領収書では、「電子データ取引保存の方が多い」が30.3％、「半々程度」が30.3%、納品書では、「電子データ取引保存の方が多い」が31.2％、「半々程度」が22.9%、契約書では、「電子データ取引保存の方が多い」が33.9％、「半々程度」が20.2%という回答となりました。
＜請求書＞
・電子データ取引保存のみ：25.7%
・電子データ取引保存の方が多い：34.9%
・半々程度：27.5%
・スキャナ保存の方が多い：9.2%
・スキャナ保存のみ：0.0%
・電子化もスキャナ保存の予定もない：0.9%
・わからない：1.8%
＜領収書＞
・電子データ取引保存のみ：17.4%
・電子データ取引保存の方が多い：30.3%
・半々程度：30.3%
・スキャナ保存の方が多い：16.5%
・スキャナ保存のみ：1.8%
・電子化もスキャナ保存の予定もない：1.8%
・わからない：1.8%
＜納品書＞
・電子データ取引保存のみ：19.3%
・電子データ取引保存の方が多い：31.2%
・半々程度：22.9%
・スキャナ保存の方が多い： 13.8%
・スキャナ保存のみ：1.8%
・電子化もスキャナ保存の予定もない：6.4%
・わからない：4.6%
＜契約書＞
・電子データ取引保存のみ：18.3%
・電子データ取引保存の方が多い：33.9%
・半々程度：20.2%
・スキャナ保存の方が多い：16.5%
・スキャナ保存のみ：2.8%
・電子化もスキャナ保存の予定もない：4.6%
・わからない：3.7%
■請求書は「電子データ取引保存」を中心に推進する理由、「書類の保管スペースが必要ないため」が54.5%で最多
Q1で「請求書」かつ「電子データ取引保存のみ」「電子データ取引保存の方が多い」と回答した方に、「Q2.スキャナ保存よりも電子データ取引保存の割合を多くした理由があれば、教えてください。（複数回答）」（n=66）と質問したところ、「書類の保管スペースが必要ないため」が54.5%、「セキュリティの強化に繋がるため」が53.0%、「取引先の電子取引に対応するため」が53.0%という回答となりました。
・書類の保管スペースが必要ないため：54.5%
・セキュリティの強化に繋がるため：53.0%
・取引先の電子取引に対応するため：53.0%
・将来的に完全なペーパーレス化を目指しているため：50.0%
・スキャンの手間を省けるため：39.4%
・スキャン作業や運用ルールの社内周知に手間がかかるため：36.4%
・その他：0.0%
・特にない：0.0%
・わからない/答えられない：0.0%
■請求書は「スキャナ保存」を中心に推進する理由、60.0％が「受け取った書類が電子化されていないことが多いため」と回答
Q1で「請求書」かつ「スキャナ保存のみ」「スキャナ保存の方が多い」と回答した方に、「Q3.電子データ取引保存よりもスキャナ保存の割合を多くした理由があれば、教えてください。（複数回答）」（n=10）と質問したところ、「受け取った書類が電子化されていないことが多いため」が60.0%、「電子データ取引に対応した取引先が少ないため」が40.0%、「電子データ保存に伴うシステムの導入が困難であるため」が30.0%という回答となりました。
・受け取った書類が電子化されていないことが多いため：60.0%
・電子データ取引に対応した取引先が少ないため：40.0%
・電子データ保存に伴うシステムの導入が困難であるため：30.0%
・電子データ取引に対応したシステムの導入にコストがかかるため：30.0%
・電子帳簿保存法によってスキャナ保存の要件が緩和されたため：20.0%
・スキャナ保存によるデータの管理で十分だと感じたため：20.0%
・その他：0.0%
・特にない：0.0%
・わからない/答えられない：0.0%
■領収書は「電子データ取引保存」を中心に推進する理由、「書類の保管スペースが必要ないため」や「セキュリティの強化に繋がるため」が上位の結果に
Q1で「領収書」かつ「電子データ取引保存のみ」「電子データ取引保存の方が多い」と回答した方に、「Q4.スキャナ保存よりも電子データ取引保存の割合を多くした理由があれば、教えてください。（複数回答）」（n=52）と質問したところ、「書類の保管スペースが必要ないため」が53.8%、「セキュリティの強化に繋がるため」が48.1%、「取引先の電子取引に対応するため」が46.2%という回答となりました。
・書類の保管スペースが必要ないため：53.8%
・セキュリティの強化に繋がるため：48.1%
・取引先の電子取引に対応するため：46.2%
・将来的に完全なペーパーレス化を目指しているため：44.2%
・スキャンの手間を省けるため：38.5%
・スキャン作業や運用ルールの社内周知に手間がかかるため：34.6%
・その他：0.0%
・特にない：3.8%
・わからない/答えられない：0.0%
■領収書は「スキャナ保存」を中心に推進する理由、「電子データ取引に対応した取引先が少ないため」が最多の結果に
Q1で「領収書」かつ「スキャナ保存のみ」「スキャナ保存の方が多い」と回答した方に、「Q5.電子データ取引保存よりもスキャナ保存の割合を多くした理由があれば、教えてください。（複数回答）」（n=20）と質問したところ、「電子データ取引に対応した取引先が少ないため」が45.0%、「受け取った書類が電子化されていないことが多いため」が40.0%、「電子データ取引に対応したシステムの導入にコストがかかるため」が30.0%という回答となりました。
・電子データ取引に対応した取引先が少ないため：45.0%
・受け取った書類が電子化されていないことが多いため：40.0%
・電子データ取引に対応したシステムの導入にコストがかかるため：30.0%
・電子データ保存に伴うシステムの導入が困難であるため：25.0%
・電子帳簿保存法によってスキャナ保存の要件が緩和されたため：25.0%
・スキャナ保存によるデータの管理で十分だと感じたため：10.0%
・その他：0.0%
・特にない：5.0%
・わからない/答えられない：0.0%
■納品書は「電子データ取引保存」を中心に推進する理由、半数以上が「セキュリティの強化に繋がるため」や「書類の保管スペースが必要ないため」と回答
Q1で「納品書」かつ「電子データ取引保存のみ」「電子データ取引保存の方が多い」と回答した方に、「Q6.スキャナ保存よりも電子データ取引保存の割合を多くした理由があれば、教えてください。（複数回答）」（n=55）と質問したところ、「セキュリティの強化に繋がるため」が54.5%、「書類の保管スペースが必要ないため」が52.7%、「取引先の電子取引に対応するため」が50.9%という回答となりました。
・セキュリティの強化に繋がるため：54.5%
・書類の保管スペースが必要ないため：52.7%
・取引先の電子取引に対応するため：50.9%
・スキャンの手間を省けるため：43.6%
・将来的に完全なペーパーレス化を目指しているため：41.8%
・スキャン作業や運用ルールの社内周知に手間がかかるため：27.3%
・その他：1.8%
・特にない：0.0%
・わからない/答えられない：1.8%
■納品書は「スキャナ保存」を中心に推進する理由、「電子データ取引に対応した取引先が少ないため」や「電子データ取引に対応したシステムの導入にコストがかかるため」などの声
Q1で「納品書」かつ「スキャナ保存のみ」「スキャナ保存の方が多い」と回答した方に、「Q7.電子データ取引保存よりもスキャナ保存の割合を多くした理由があれば、教えてください。（複数回答）」（n=17）と質問したところ、「電子データ取引に対応した取引先が少ないため」が41.2%、「電子データ取引に対応したシステムの導入にコストがかかるため」が41.2%、「電子データ保存に伴うシステムの導入が困難であるため」が29.4%という回答となりました。
・電子データ取引に対応した取引先が少ないため：41.2%
・電子データ取引に対応したシステムの導入にコストがかかるため：41.2%
・電子データ保存に伴うシステムの導入が困難であるため：29.4%
・受け取った書類が電子化されていないことが多いため：29.4%
・電子帳簿保存法によってスキャナ保存の要件が緩和されたため：23.5%
・スキャナ保存によるデータの管理で十分だと感じたため：11.8%
・その他：0.0%
・特にない：0.0%
・わからない/答えられない：0.0%
■契約書は「電子データ取引保存」を中心に推進する理由、約6割が「書類の保管スペースが必要ないため」と回答
Q1で「契約書」かつ「電子データ取引保存のみ」「電子データ取引保存の方が多い」と回答した方に、「Q8.スキャナ保存よりも電子データ取引保存の割合を多くした理由があれば、教えてください。（複数回答）」（n=57）と質問したところ、「書類の保管スペースが必要ないため」が57.9%、「セキュリティの強化に繋がるため」が50.9%、「将来的に完全なペーパーレス化を目指しているため」が49.1%という回答となりました。
・書類の保管スペースが必要ないため：57.9%
・セキュリティの強化に繋がるため：50.9%
・将来的に完全なペーパーレス化を目指しているため：49.1%
・スキャンの手間を省けるため：45.6%
・取引先の電子取引に対応するため：45.6%
・スキャン作業や運用ルールの社内周知に手間がかかるため：31.6%
・その他：0.0%
・特にない：0.0%
・わからない/答えられない：0.0%
■契約書は「スキャナ保存」を中心に推進する理由、「電子データ取引に対応した取引先が少ないため」が42.9％で最多
Q1で「契約書」かつ「スキャナ保存のみ」「スキャナ保存の方が多い」と回答した方に、「Q9.電子データ取引保存よりもスキャナ保存の割合を多くした理由があれば、教えてください。（複数回答）」（n=21）と質問したところ、「電子データ取引に対応した取引先が少ないため」が42.9%、「受け取った書類が電子化されていないことが多いため」が33.3%、「電子データ取引に対応したシステムの導入にコストがかかるため」が23.8%という回答となりました。
・電子データ取引に対応した取引先が少ないため：42.9%
・受け取った書類が電子化されていないことが多いため：33.3%
・電子データ取引に対応したシステムの導入にコストがかかるため：23.8%
・スキャナ保存によるデータの管理で十分だと感じたため：23.8%
・電子帳簿保存法によってスキャナ保存の要件が緩和されたため：19.0%
・電子データ保存に伴うシステムの導入が困難であるため：9.5%
・その他：4.8%
・特にない：4.8%
・わからない/答えられない：0.0%
■「電子データ取引保存」を中心に推進する企業の約半数が、書類の中でも「請求書」の電子化を優先して進めていると回答
Q1で4つのいずれかの書類を「電子データ取引保存のみ」「電子データ取引保存の方が多い」と回答した方に、「Q10.4つの書類のうち、優先して電子化を進めているものは何ですか。」（n=79）と質問したところ、「請求書」が49.3%、「領収書」が15.2%という回答となりました。
・請求書：49.3%
・領収書：15.2%
・納品書：8.9%
・契約書：21.5%
・特にない：5.1%
・わからない/答えられない：0.0%
■電子化の優先順位、約半数が「重要性や機密性が高いこと」や「電子化した書類でのやりとりが増加したこと」を重視して選定
Q10で「特にない」「わからない/答えられない」以外を回答した方、「Q11.電子化の優先順位を決めるにあたって、重視したことを教えてください。（複数回答）」（n=75）と質問したところ、「重要性や機密性が高いこと」が49.3%、「電子化した書類でのやりとりが増加したこと」が48.0%、「検索性の向上で整理がしやすくなること」が44.0%という回答となりました。
・重要性や機密性が高いこと：49.3%
・電子化した書類でのやりとりが増加したこと：48.0%
・検索性の向上で整理がしやすくなること：44.0%
・共有頻度が多いこと：42.7%
・業務の工数削減に繋がること：36.0%
・その他：0.0%
・特にない：5.3%
・わからない/答えられない：2.7%
■まとめ
今回は、大企業（従業員数1,000名）の法務・経理・総務部門に所属しており、電子帳簿保存法改正への対応業務に事務を含めて携わっている、かつ一部・もしくは全面的に電子化を進めていく予定がある方109名を対象に、大企業の電子化における文書別の実態調査を実施しました。
まず、請求書、領収書、納品書、契約書の電子保存をどのような割合で進めていくか聞いたところ、全ての書類において「電子データ取引保存の方が多い」意向が明らかになりました。特に「請求書」の電子保存に関しては、「重要性や機密性が高い」（49.3%）、「電子化した書類でのやりとりが増加した」（48.0%）などを理由に他の書類よりも優先して電子化を進めているようです。
各書類において「電子データ取引保存」を中心に推進することは、「書類の保管スペースが必要ないため」や「セキュリティの強化に繋がるため」が上位の理由に挙げられることが多く、反対に「スキャナ保存」中心に進める企業は、「受け取った書類が電子化されていないことが多いため」や、「電子データ取引に対応した取引先が少ないため」など、取引先の電子化状況に倣って対応していることが伺えます。特に「領収書」と「契約書」においては「スキャナ保存」を未だに推進している企業が約2割を占めています。
大企業においても電子化の波は加速している中で、未だに紙書類が多く「スキャナ保存」を取り入れている企業が多い背景には、取引先の電子化状況に左右されていることが明らかとなりました。「スキャナ保存」は、物理的な書類保管場所の確保や人的ミスによる書類の紛失などのリスクもつきまとうため、特に請求書や契約書など、セキュリティを重視する書類に関しては、「電子データ取引保存」への移行が最適ではないでしょうか。取引先企業に対しても、まずは電子化された「請求書」の送付によって、電子化していく企業のスタンスを示すことが、受け取る企業側の電子化切り替えのきっかけにもなりそうです。
