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【リサーチ】「電子議事録」に関する利用実態調査

【取締役会における電子議事録の利用実態調査】電子化はわずか32.4%、電子化を「望む」声は79%

~全ての押印を1週間未満で回収できる割合、「電子化前」は7.4%の一方、「電子化後」は77.8%に~

 ペーパーロジック株式会社(本社: 東京都港区、 代表取締役:横山 公一)は、 東京都内の大企業(従業員数1000人以上)に勤めており総務部門・経営企画部門に勤める方102名を対象に、 「電子議事録」に関する利用実態調査を実施しましたので、 発表いたします。
  • サマリー
  • 調査概要

調査概要:「電子議事録」に関する利用実態調査
調査方法:インターネット調査
調査期間:2021年10月27日~同年10月29日
有効回答:東京都内の大企業(従業員数1000人以上)に勤めており総務部門・経営企画部門に勤める方102名

  • 取締役会での議事録について、 3社に1社が「署名・押印」を電子化

 「Q1.あなたの会社では、 取締役会での議事録について、 「署名・押印」が電子化されていますか。 」 (n=102)と質問したところ、 「電子化されていない」が37.2%、 「電子化されている」が32.4% という回答となりました。

Q1.あなたの会社では、
取締役会での議事録について、
「署名・押印」が電子化されていますか。

Q1.あなたの会社では、 取締役会での議事録について、 「署名・押印」が電子化されていますか。

・電子化されていない:37.2%
・電子化されている:32.4%
・わからない:28.4%
・取締役会を設置していない:2.0%

  • 「署名・押印」の電子化のメリット、 「紙の回覧がなく回収が早い」が81.8%

 「Q2.Q1で「電子化されている」と回答した方にお聞きします。 電子化されていることによるメリットを教えてください。 (複数回答)」 (n=33)と質問したところ、 「紙の回覧がなく回収が早い」が81.8%、 「場所にとらわれず押印が可能」が60.6%、 「押印催促時のコミュニケーションストレスの低減」が36.4% という回答となりました。

Q2.Q1で「電子化されている」と回答した方にお聞きします。
電子化されていることによるメリットを教えてください。
(複数回答)

Q2.Q1で「電子化されている」と回答した方にお聞きします。 電子化されていることによるメリットを教えてください。 (複数回答)

・紙の回覧がなく回収が早い:81.8%
・場所にとらわれず押印が可能:60.6%
・押印催促時のコミュニケーションストレスの低減:36.4%
・紛失リスクの低減:36.4%
・過去議事録の参照等における簡易性向上:36.4%

・押印依頼時のコミュニケーションストレスの低減:33.3%
・印刷が不要で手間がかからない:33.3%
・保管場所の削減:33.3%
・郵送費の削減:27.3%
・その他:0.0%
・わからない:3.0%

  • 全ての押印を1週間未満で回収できる割合、 「電子化前」は7.4%の一方、 「電子化後」は77.8%

 「Q3.Q2で「紙の回覧がなく回収が早い」と回答した方にお聞きします。 電子化前・電子化後において全ての押印を回収できる期間を教えてください。 平均値で結構です。 」 (n=27)と質問したところ、 「1週間未満」が「電子化前」は7.4%、 「電子化後」は77.8% という回答となりました。

Q3.Q2で「紙の回覧がなく回収が早い」と回答した方にお聞きします。
電子化前・電子化後において全ての押印を回収できる期間を教えてください。
平均値で結構です。

Q3.Q2で「紙の回覧がなく回収が早い」と回答した方にお聞きします。 電子化前・電子化後において全ての押印を回収できる期間を教えてください。 平均値で結構です。

電子化前
・1週間未満:7.4%

・1週間~2週間未満:48.1%
・2週間~3週間未満:14.8%
・3週間~1ヶ月未満:11.1%
・1ヶ月~2ヶ月未満:0.0%
・2ヶ月~3ヶ月未満:7.4%
・3ヶ月以上:7.4%
・わからない:3.8%

電子化後
・1週間未満:77.8%

・1週間~2週間未満:11.1%
・2週間~3週間未満:3.7%
・3週間~1ヶ月未満:0.0%
・1ヶ月~2ヶ月未満:0.0%
・2ヶ月~3ヶ月未満:0.0%
・3ヶ月以上:3.7%
・わからない:3.7%

  • 議事録電子化のメリット、 「時間や場所を問わずに閲覧できる」、 「進捗を確認できる」なども

 「Q4.Q1で「電子化されている」と回答した方にお聞きします。 Q2で回答した以外に、 電子化されていることによるメリットがあれば教えてください。 (自由回答)」 (n=33)と質問したところ、 「時間や場所を問わずに閲覧できるようになった」「進捗を確認できる」 など23の回答を得ることができました。

<自由回答・一部抜粋>
・34歳:以前は会社に保管されていた資料が、 時間や場所を問わずに閲覧できるようになった。
・32歳:進捗を確認できる。
・41歳:体裁とか余計な指示が減少した。
・30歳:備品が少なくなる。
・52歳:事務局の作業工数の削減。
・49歳:書類紛失を防げる。
・51歳:業務が早い。

  • 議事録が電子化されていない企業の79%が「取締役会の議事録の電子化」を希望

 「Q5 Q1で「電子化されていない」と回答した方にお聞きします。 取締役会の議事録に関して、 電子化を望みますか。 」 (n=38)と質問したところ、 「非常に望む」が47.4%、 「やや望む」が31.6% という回答となりました。

Q5 Q1で「電子化されていない」と回答した方にお聞きします。
取締役会の議事録に関して、
電子化を望みますか。

Q5 Q1で「電子化されていない」と回答した方にお聞きします。 取締役会の議事録に関して、 電子化を望みますか。

・非常に望む:47.4%
・やや望む:31.6%

・あまり望まない:18.4%
・全く望まない:2.6%

  • まとめ

今回は、 東京都内の大企業(従業員数1000人以上)に勤めており総務部門・経営企画部門に勤める方102名を対象に、 「電子議事録」に関する利用実態調査を行いました。

まず、 取締役会での議事録について、 「署名・押印」が電子化されている企業は32.4%であることが分かりました。 また、 「電子化されている」と回答した企業に対して、 「署名・押印」電子化のメリットを聞いたところ、 「紙の回覧がなく回収が早い」が81.8%、 「場所にとらわれず押印が可能」が60.6%、 「押印催促時のコミュニケーションストレスの低減」が36.4%と回答しました。

次に、 議事録電子化前後における「全ての押印を回収可能な期間」を調査したところ、 「1週間未満」が「電子化前」には7.4%だったところ、 「電子化後」には77.8%になり、 回収時間の短縮に大きな効果があることが明らかになりました。 また、 議事録電子化により「時間や場所を問わず閲覧できる」や「進捗を確認できる」、 「体裁など余計な指示が減少した」といったメリットも感じているようです。 加えて、 まだ「議事録が電子化されていない」企業においても、 79%が「議事録の電子化を望む」と回答しました。

今回の調査では、 取締役会での議事録について、 「署名・押印」の電子化が導入されている企業が多いとは言えないものの、 導入されている企業からは、 時間の短縮や、 ストレスの軽減など、 多くのメリットを実感していることが判明しました。 導入されていない企業からは、 電子化を希望する割合が圧倒的に高い状況です。 コロナ禍によってテレワークが進み、 出社する機会が減少している昨今において、 議事録の電子化は、 作業効率化に大きなインパクトを与えると言えるでしょう。

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