取締役会議事録など重要な議事録を電子化、管理コストとセキュリティ対策コストを削減
2017年3月1日
インテリジェントウィルパワー株式会社
インテリジェントウィルパワー株式会社 (以下TIWC、東京都品川区、代表取締役社長 公認会計士・税理士 横山公一) は、SaaS型で提供中のペーパーレス化プラットフォームTIWC VDR® に、「議事録電子化支援パック」を追加、2017年3月中旬より提供を開始いたします。
取締役会の議事録は通常紙で作成されていますが、社外取締役・監査役が多い上場企業では、議事録作成に際し、以下のような課題があります。
- 紙の議事録を、社外を含む多人数で回覧・押印するため、回収に時間がかかる
- また、内容に修正が入った場合、議事録の再製本、さらに再回覧・回収と手間が増え、回収がさらに遅れる
また、取締役会議事録ファイルに出席者全員が電子署名を付すことで電子データを原本として保存することは現行の法制度でも可能ですが[i]、これも以下のような課題があります。
- 取締役並びに監査役全員が電子証明書を取得し、利用できるようにする必要があり、証明書の取得から利用・保管まで手間がかかる
- 電子証明書の漏えい・盗難による「成りすまし」リスク
- 法務省のオンライン登記申請を行う際には法務省所定の電子証明書[ii]が必要
このたび提供する「議事録電子化支援パック」は上記の課題を解決することを目的としています。まず、TIWC VDR® のワークフロー機能を利用し、紙の議事録を回覧することなく、議事録ファイルをインターネット経由で共有することを可能とします。遠隔地でも書類確認の上、簡単な操作で電子署名を付すことが可能になるため、取締役会議事録作成にかかるコストを大幅削減することができます。 また、電子証明書は、ＶＤＲ内に登録・保管され、ＶＤＲアカウントを持つ本人のみが署名できる仕組みとなっているため、「成りすまし」リスクも回避しています。
提供サービスとしては、TIWC VDR®の提供 並びにお客様の社内規程に合わせた導入設定並びに電子議事録活用に関するコンサルテーションサービスの提供を行います。
電子署名に必要な電子証明書として、JCAN 証明書[iii]を標準で提供、ペーパーレスでの議事録作成を可能とします。また、オンライン登記申請に必要な法務省所定の電子証明書の取得も、実費で代行いたします。
提供価格
初期導入費用 ：100,000円 (税別) より ~
サービス利用料 ： 30,000円 (月額・税別)
法務局証明書取得 ：実費 （取得代行サービスを利用される場合は、実費＋業務代行手数料がかかります）
利用ユーザ数 最大10名まで
- 10名を超えてご利用の場合、または証明書取得代行依頼の際は、ご相談ください
TIWC VDR® について
TIWC VDR® は、企業のペーパーレス化を実現するため、
- 機密性の高い書類を安全に保管し、遠隔地間で共有する「仮想データルーム（Virtual Data Room）機能」を核に
- 電子帳簿保存法 (スキャナ保存制度を含む)、会社法施行規則、e文書法に対応し、電子署名・タイムスタンプを活用し、見積書などの国税関係書類を電子化、紙文書を廃棄し、社内の申請・承認業務をWeb上のみで完結させる「ワークフロー機能」
- 契約書の電子化により、業務効率アップと印紙税の削減を実現する「電子契約機能」
などの機能を提供しています。
会社Webサイト: http://www.tiwc.co.jp
TIWC VDR® Webサイト: http://www.tiwc.co.jp/vdr
お問合せ先
インテリジェントウィルパワー株式会社
〒141-0022 東京都品川区東五反田1－6－3 いちご東五反田ビル3F
電話: 03-5791-1910、FAX: 03-6888-5119
e-Mail: info@tiwc.co.jp
担当：
営業グループ 立石聖子 (たていし しょうこ) または
管理部 松崎太郎 (まつざき たろう)
[i] 根拠法令：
会社法施⾏規則第225 条第1 項本文： 次に掲げる規定に規定する法務省令で定める署名又は記名押印に代わる措置は、電子署名とする。
第1 項第6 号：会社法第369条第3項及び第4項（取締役会の決議）： 3 取締役会の議事については、法務省令で定めるところにより、議事録を作成し、議事録が書面をもって作成されているときは、出席した取締役及び監査役は、これに署名し、又は記名押印しなければならない。 4 前項の議事録が電磁的記録をもって作成されている場合における当該電磁的記録に記録された事項については、法務省令で定める署名又は記名押印に代わる措置をとらなければならない。
[ii] 法務省所定の電子証明書とは、1) 「商業登記に基づく電子認証制度」にて発行された代表者の電子証明書（代表取締役） 並びに 2) 認定認証業務により発行された電子証明書（取締役・監査役） を指す。
[iii] JCAN証明書とは、一般財団法人日本情報経済社会推進協会（以下、JIPDEC) が発行している電子証明書を指す。（https://jcan.jipdec.or.jp/ ）
